Las entidades públicas tienen acceso gratuito a las bases de datos
Más de 200 millones de consultas se realizaron en 2012 a las bases de datos de la Registraduría Nacional por parte de entidades públicas y privadas
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El Archivo Nacional de Identificación ANI sólo suministra información que no goza de reserva legal: nombre, apellidos, número, fecha de expedición y estado de vigencia de la cédula.
Las bases de datos a los cuales tienen acceso las entidades del Estado, son al Archivo de Nacional de Identificación, ANI y al Sistema de Información de Registro Civil, SIRC.
De acuerdo con la cifra total de consultas a las bases de datos de la Registraduría Nacional, de lo que compete al Archivo Nacional de Identificación, ANI, las entidades del Estado con mayor número de cruces de datos, son la Unidad de Gestión Pensional Parafiscal UGPP con 44.442.943 entradas, la Comisión de Regulación de Comunicaciones con 41.363.947, la Administradora de Colombia de Pensiones Colpensiones con 25.169.487, Acción Social con 16.688.434 consultas, el Banco Agrario de Colombia 9.006.928, Departamento para la Prosperidad Social DPS-Unidad de Atención y Reparación Integral ha consultado las bases de datos de la Registraduría Nacional 5.066.120 veces.
Por su parte las entidades privadas que más han consultado las bases de datos de la Registraduría Nacional son Asobancaria con un total de 44.354.493 consultas y la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía con un total de 921 consultas.
Las entidades públicas o privadas que suscriban convenio o contrato con la Registraduría Nacional del Estado Civil para consultar la información contenida en el Archivo Nacional de Identificación, ANI, y el Sistema de Información de Registro Civil, SIRC, tienen la certeza de que el nombre, apellido, número de la cédula de ciudadanía, fecha de expedición, vigencia del documento de identidad y número de registro civil corresponden a sus titulares, evitando así fraudes por suplantación de identidad.
Actualmente la Registraduría adelanta el proceso pertinente para lograr la firma de otros cuatro convenios o contratos que permitan acceder por primera vez acceder al Sistema de Identificación Automatizada de Huellas Dactilares AFIS. Los convenios a firmar son con la Unión Colegiada de Notariado Colombiano, Ucnc; la Lotería de Bogotá, el Banco Agrario de Colombia y la Universidad de Atlántico.
Las entidades interesadas en suscribir el convenio con la Registraduría Nacional para el acceso al Archivo Nacional de Identificación, ANI, deben presentar un requerimiento formal ante la Entidad, para así iniciar con la instalación de mesas de trabajo técnicas que permiten la implementación del proceso.
Los requerimientos de convenio presentados por las entidades, son tramitadas a través de la Secretaria General de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Esta dependencia coordina con las demás áreas competentes el trámite a que haya lugar, emite los pronunciamientos correspondientes para cada caso, según se indica en el Artículo 20 de la Resolución 6167 del 27 de julio de 2011, de la Registraduría Nacional.
Para las entidades privadas que requieran convenio con la Registraduría Nacional del Estado Civil y acceder a las bases de datos de la misma, deben: Cancelar una tarifa por el cruce de cada dato, que oscila entre $23 y $44 pesos, dependiendo del volumen de datos a cruzar, de acuerdo a lo previsto en la Resolución 188 de 2012, publicada en el diario oficial 48408 del 20 de abril de 2012.
A la fecha, las entidades del Estado y entidades privadas que mantienen convenio con la Registraduría Nacional del Estado Civil son:
1. Ministerio de Hacienda y Crédito Público (Oficina de Bonos Pensionales)
2. Ministerio del Interior
3. Ministerio de Justicia y del Derecho
4. Ministerio de Educación Nacional
5. Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, ICFES
6. Ecopetrol
7. Fiscalía General de la Nación
8. Agencia Colombiana para la Reintegración
9. Unidad de Víctimas
10. Superintendencia de Notariado y Registro
11. Unión Colegiada del Notariado Colombiano
12. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF
13. Contraloría General de la República
14. Comando General Fuerzas Militares de Colombia
15. Caja Promotora de Vivienda Militar
16. Cámara de Comercio de Bogotá
17. Banco de la República
18. Asobancaria
19. Caprecom
20. Colpensiones
21. Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital
22. Escuela Superior de Administración Pública, ESAP
23. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
24. Universidad Francisco de Paula Santander
25. Universidad Nacional de Colombia
26. Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
27. Comisión de Regulación de Comunicaciones
28. Caja de Previsión Social y Comunicaciones
29. Fondo de Tecnología de la Información y las Comunicaciones
30. Agencia Nacional de Televisión
31. Gobernación del Meta
32. Alcaldía de Barranquilla
33. Fundación Plan Hazme Visible
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